Оформление работников

Предприниматель, решивший оформить трудовые отношения с первым из наемных работников, приобретает статус работодателя и на него в полной мере распространяются требования Кодекса законов о труде Украины (КЗоТ).

Согласно ч. 3 ст. 24 КЗоТ работник не может быть допущен к работе без заключения трудового договора, оформленного приказом или распоряжением работодателя, и уведомления органов ГФС о приеме работника на работу в порядке, установленном КМУ. Уведомить налоговую нужно хотя бы на день раньше допуска работника к работе.

Таким образом, процедура оформления трудовых отношений состоит из следующих этапов:

• оформления распоряжения о приеме на работу;
• оформления трудового договора с работником (в двух экземплярах для каждой из сторон);
• уведомления органов ГФС о приеме работника на работу.

При оформлении трудовых отношений работник может не подавать заявление с просьбой принять его на работу. О его согласии будет свидетельствовать подписание трудового договора, ознакомление с распоряжением о приеме на работу и предоставление требуемых документов.

Документы, необходимые при оформлении трудового договора

Частью 2 ст. 24 КЗоТ определен перечень документов, которые обязан предоставить гражданин при оформлении трудового договора. К ним относятся:

• паспорт или другой документ, удостоверяющий личность;
• трудовая книжка (если основное место работы). Если это первое место работы и у гражданина отсутствует трудовая книжка, предприниматель вправе ее завести.

Также гражданин должен предоставить идентификационный номер (регистрационный номер учетной карточки налогоплательщика) при его наличии. Если ввиду религиозных убеждений лицо отказалось от присвоения идентификационного номера, в его паспорте должна быть соответствующая отметка. В этом случае вместо идентификационного номера используется серия и номер паспорта.

При необходимости также может быть предоставлен документ об образовании, специальности, квалификации (в зависимости от должности), о состоянии здоровья (если работа связана с вредными или опасными условиями труда).

Если работник устраивается на работу по совместительству, он должен предоставить предпринимателю копию трудовой книжки с записью о трудоустройстве у другого работодателя или справку с основного места работы.

Если работник имеет несовершеннолетних детей, или имеет право на какие-либо льготы, либо является инвалидом, он должен предоставить соответствующие подтверждающие документы работодателю.

Отсутствие у работника регистрации места жительства или нахождения не является основанием для отказа в трудоустройстве.

Трудовой договор

Трудовой договор – это соглашение между работником и работодателем, в соответствии с которым работник обязан выполнять работу, определенную данным соглашением с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а работодатель обязан выплачивать работнику заработную плату и обеспечить условия труда, необходимые для выполнения работы, предусмотренные трудовым законодательством.

При заключении трудовых договоров следует руководствоваться Порядком регистрации трудового договора между работником и физическим лицом, утвержденным приказом Минтруда от 08.06.2001 г. № 260. Данным Порядком утверждена форма трудового договора между работником и физическим лицом, использующим наемный труд. Рекомендуем из этой формы убрать строки, которые ранее заполнялись центром занятости, поскольку при приеме на работу регистрировать трудовые договоры в центре занятости не нужно. Нумерацию заключенных трудовых договоров предприниматель ведет самостоятельно. Чтобы не запутаться, ему следует завести журнал регистрации трудовых договоров в произвольной форме, в котором присваивать номера. Трудовой договор оформляется исключительно в письменной форме.

Одним из существенных условий трудового договора является срок его действия. Трудовой договор может быть:

• бессрочным, который заключается на неопределенный срок;
• срочным, который заключается на определенный срок, установленный по согласованию сторон.

Чаще всего срочный договор заключается при приеме работника на сезонные работы, для замещения временно отсутствующего работника либо в качестве испытательного срока. В договоре следует подчеркнуть выбранный вид срочности договора и при необходимости указать срок его действия.

Согласно ст. 23 КЗоТ срочный трудовой договор заключается в случаях, если трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок, с учетом характера предстоящей работы, или условий ее выполнения, или интересов работника и в других случаях, предусмотренных законодательными актами.

Срочные и бессрочные трудовые договоры заключаются в соответствии с одной типовой формой, но в срочных договорах указываются сроки и начала, и окончания трудовых отношений, а в бессрочных – только срок начала, без указания срока окончания. При заключении срочного трудового договора в трудовой книжке работника запись о сроке его действия не вносится.

Основной особенностью срочного трудового договора является то, что в случае если такой договор не расторгнуть по окончании срока его действия, он автоматически трансформируется в бессрочный (ст. 391 КЗоТ).

В трудовом договоре нужно подробно и четко описывать обязанности работника. Работодатель обязан указать в трудовом договоре размер ежемесячной заработной платы, который должен быть не ниже законодательно установленного размера.

В договоре также отражаются время начала и окончания работы, выходные дни и продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска (не менее 24 календарных дней).

По согласованию сторон (как при приеме на работу, так и позднее) работнику может быть установлен:

• неполный рабочий день (т. е. уменьшена продолжительность ежедневной работы);
• неполная рабочая неделя (т. е. уменьшено количество дней работы);
• одновременное сочетание неполного рабочего дня с неполной рабочей неделей.

Работа на условиях неполного рабочего времени не влечет за собой каких-либо ограничений трудовых прав работников. Лица, работающие на условиях неполного рабочего времени, пользуются такими же правами, что и все остальные сотрудники.

Для определенных категорий работников действующим законодательством предусмотрено установление сокращенной продолжительности рабочего времени (ст. 51 КЗоТ):

• для работников в возрасте от 16 до 18 лет – 36 часов в неделю, для лиц в возрасте от 15 до 16 лет (учащихся в возрасте от 14 до 15 лет, работающих в период каникул) – 24 часа в неделю;
• для работников, занятых на работах с вредными условиями труда, – не более 36 часов в неделю.

Кроме того, законодательством установлена сокращенная продолжительность рабочего времени для отдельных категорий работников (учителей, врачей и др.).

Сокращенная продолжительность рабочего времени может устанавливаться за счет собственных средств предпринимателя для женщин, имеющих детей в возрасте до 14 лет или ребенка-инвалида.

Другим работникам сокращенную продолжительность рабочего времени работодатель может определять самостоятельно. Это его право, а не обязанность.

Понятие «сокращенная продолжительность рабочего времени» означает, что время, в течение которого работник должен выполнять свои трудовые обязанности, сокращается, но работник при этом имеет право на оплату труда в размере полного оклада.

Распоряжение о приеме на работу

Предпринимателям в своей деятельности рекомендуется использовать не приказы, а распоряжения. Распоряжение следует подготовить накануне даты выхода работника на работу.

Приведем пример распоряжения о приеме на работу.

Уведомление ГФС

Уведомление должен подавать предприниматель в налоговую по месту учета до начала работы работника согласно заключенному трудовому договору. То есть уведомление представляется при каждом приеме работников. Его можно подать одним из следующих способов:

• средствами электронной связи с использованием электронной цифровой подписи;
• на бумажных носителях, вместе с копией в электронной форме;
• на бумажных носителях, если трудовые договоры оформлены не более чем с 5 лицами.

Форма уведомления несложная, заполнить ее не составит труда. В ней следует отразить:

• фамилию, имя, отчество работника;
• регистрационный номер учетной карточки предпринимателя;
• регистрационный номер учетной карточки работника (графа 5);
• номер и дату распоряжения о приеме на работу (графы 7 и 8);
• дату начала работы (графа 9).

В таблице уведомления предусмотрена графа 4, в которой проставляется категория работника: 1 – наемные работники с трудовой книжкой; 2 – наемные работники без трудовой книжки. Наличие этой графы указывает на то, что о принятых работниках-совместителях предприниматели также должны уведомлять орган ГФС.

Датой начала работы считается дата, указанная в графе 9 уведомления. Эта же дата должна быть указана и в трудовом договоре, и в распоряжении как дата начала работы.

Если же уведомление подается в первый рабочий день работника, следует дождаться получения подтверждающей квитанции от налоговой (если уведомление подается средствами электронной связи). И после этого допускать работника к работе. В этом случае рекомендуем подстраховаться каким-либо документом, подтверждающим, что работник приступил к работе после уведомления налоговой.

Продолжительность работы в первый рабочий день (день подачи уведомления) может составлять менее восьми часов (стандартной продолжительности рабочего дня).

Трудовые книжки

Основным документом о трудовой деятельности работника является трудовая книжка (ст. 48 КЗоТ). Трудовые книжки ведутся на всех работников, которые работают на предприятиях, в учреждениях, организациях или у физических лиц более пяти дней.

Порядок ведения трудовых книжек регулируется Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной приказом Минюста, Минтруда, Минсоцзащиты от 29.07.93 г. № 58. Все записи в трудовую книжку работника вносит предприниматель-работодатель.

Работник, устраиваясь на работу, должен предъявить работодателю свою трудовую книжку и вкладыш (при его наличии). Вкладыш к трудовой книжке оформляется в случае, если все страницы одного из разделов заполнены и нет места для очередной записи. При этом нумерация записей во вкладыше продолжается, а не начинается заново.

Бланк трудовой книжки содержит следующие разделы: "Сведения о работнике", "Сведения о работе", "Сведения о награждении", "Сведения о поощрениях", "Сведения о назначении пенсии".

Взыскания в трудовую книжку не заносятся. Выплачиваемые работникам премии не относятся к награждениям или поощрениям, поэтому в трудовой книжке они не отражаются.

Записи о должности работников выполняются в соответствии с наименованием профессий и должностей, указанных в Классификаторе профессий ДК 003:2010, утвержденном приказом Госпотребстандарта от 28.07.2010 г. № 327.

Датой приема на работу является дата заключения трудового договора. В записях дат используются арабские цифры, число и месяц записываются двумя, а год – четырьмя цифрами (например, 16.01.2018).

Оформленные трудовые книжки хранятся непосредственно у работников, а не у предпринимателей.

Если предприниматель работает без печати, это не мешает ему вносить записи в трудовую книжку работника. Все записи предприниматель, работающий без печати, будет заверять своей подписью.

Если какая-либо запись в трудовую книжку внесена неправильно (например, неверно записаны профессия или допущена ошибка при записи определенной даты), зачеркивать такую запись нельзя.

Ответственность за допуск работников к работе без официального оформления и за нарушение порядка оформления установлена ст. 265 КЗоТ.